4 rủi ro cần tránh khi tổ chức sự kiện

Sự kiện là kênh truyền thông vô cùng hiệu quả, tuy nhiên cũng là kênh truyền thông rủi ro nhất với nhiều khả năng xảy ra sự cố, khủng hoảng trong quá trình triển khai tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu những rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện để có biện pháp dự phòng tránh, giảm tối đa ảnh hưởng tiêu cực lên hình ảnh và chiến lược truyền thông của doanh nghiệp.

1. VẤN ĐỀ AN TOÀN

Các sự kiện hầu hết đều có lưu lượng người khá cao. Đặc biệt, những sự kiện giải trí như hội chợ, lễ hội âm nhạc… lại càng khó sắp xếp và quản trị lượng khách mời. Do vậy, vấn đề an toàn, an ninh trong khuôn khổ sự kiện cần được hết sức lưu tâm và đảm bảo. Đối với những sự kiện đặc thù, những đối tượng tham dự như trẻ em, người cao tuổi, người tàn tật cần được chăm sóc đặc biệt để tránh những thương tổn không mong muốn. Các khu vực dễ xảy ra tai nạn như không gian quanh sân khấu, gần các khu trưng bày, khu hậu cần, kỹ thuật… cần được quây lại hoặc có nhân sự canh giữ. Để đảm bảo an toàn, an ninh cho sự kiện, bạn cũng nên lưu ý cài đặt các hệ thống camera theo dõi, phân phối nhân viên bảo vệ, chuẩn bị sẵn các biện pháp phòng cháy chữa cháy và bộ kit y tế, thậm chí thuê sẵn xe cứu thương túc trực bên ngoài nơi tổ chức sự kiện để sử dụng cho bất kỳ tình huống nào.

2. VẤN ĐỀ VỀ TRANG THIẾT BỊ

Dù là chương trình họp báo đơn giản với màn led hay một nhạc hội với sân khấu, giàn giáo, các thiết bị âm thanh, ánh sáng được dàn dựng công phu, phức tạp, vấn đề liên quan tới trang thiết bị vẫn cần được kiểm soát và quản lý kỹ. Những sự cố kỹ thuật như vậy không chỉ có nguy cơ gây gián đoạn chương trình, ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách mời mà còn có thể dẫn tới những rủi ro nguy hiểm hơn như cháy nổ, đổ vỡ, chập điện…

3. VẤN ĐỀ VỀ CON NGƯỜI

Sự kiện vốn được tổ chức bởi con người nhằm phục vụ cho con người. Từ nhân sự tổ chức, nhân viên outsource cho tới khách mời, bạn cần có kế hoạch phân phối, điều hướng và quản lý cụ thể để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Với nhân sự tổ chức, bạn nên có kế hoạch đào tạo và phân phối, đồng thời cần đảm bảo giao tiếp trong sự kiện với hệ thống liên lạc qua bộ đàm để các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau, ứng biến kịp thời khi có sự cố phát sinh.

Với khách mời, điều quan trọng nhất là đảm bảo khách mời được hướng dẫn và chăm sóc, phục vụ một cách chu đáo, từ việc nên đỗ xe ở đâu, ngồi chỗ nào, vị trí WC và lối thoát hiểm nằm ở đâu, cách hành xử khi có sự cố hoặc rủi ro xảy ra…

Với những sự kiện biểu diễn, giải trí nơi mà đám đông thường vô cùng sôi nổi, náo nhiệt và dễ hưng phấn tới mức khó kiểm soát, bạn cần có các biện pháp quản lí phù hợp để tránh những tai nạn không may xảy ra, như quây hàng rao, cắt cử nhân viên bảo an, nhân viên y tế canh giữ.

4. VẤN ĐỀ THỜI TIẾT

Nắng mưa là việc của trời và con người khó có thể chi phối thời tiết. Tuy nhiên, đối với các sự kiện được tổ chức lộ thiên, thời tiết lại là yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hưởng cực lớn tới chất lượng của sự kiện bởi tính thất thường, khó đoán. Bạn không thể hoàn toàn dựa vào các dự báo từ đài khí tượng để lên kế hoạch cho sự kiện, cũng không thể để sự kiện diễn ra dang dở nếu chẳng may trời đổ một cơn mưa rào. Do vậy, ngoài việc theo dõi dự báo thời tiết, bạn còn cần chuẩn bị một số biện pháp dự phòng như bạt che, trần di động, thậm chí hội trường backup để chủ động trong mọi tình huống.

Làm thế nào để tránh tối đa rủi ro khi tổ chức sự kiện?

Để tổ chức được một sự kiện chỉn chu, trôi chảy, đòi hỏi người làm sự kiện rất nhiều kỹ năng và sự nhanh nhạy, linh hoạt, bản lĩnh để sẵn sàng đối mặt và giải quyết những rủi ro, khủng hoảng có thể phát sinh. Wonder Media với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện quy mô lên tới hàng ngàn người và quy trình triển khai bài bản, nhân sự giàu kỹ năng có thể đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra một cách trơn tru và chất lượng nhất.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí giải pháp sở hữu một sự kiện thành công, mỹ mãn!

—————————-

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Wonder Media – Đơn vị thành viên của Wonder Group

• Hotline: 0982 91 3003
• Email: info@wondermedia.vn