5 tiêu chí hàng đầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức là yếu tố then chốt quyết định thành công của một sự kiện. Sự kiện với không gian được lựa chọn và thiết kế, sắp xếp phù hợp sẽ tạo cho khách mời tham gia những trải nghiệm tuyệt vời và ấn tượng tốt đẹp. Và để đảm bảo bước chuẩn bị này được thực hiện một cách dễ dàng, bài bản, bạn chỉ cần dựa theo một số tiêu chí cơ bản sau.

5 tiêu chí hàng đầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

1. Vị trí địa lý

Hành trình trải nghiệm của khách hàng bắt đầu từ việc di chuyển tới sự kiện. Việc đi lại có thuận tiện hay không, địa điểm tổ chức có dễ tìm hay không là hai trong nhiều yếu tố quan trọng tạo sự thoải mái và tiện lợi cho khách mời.

Địa điểm tổ chức sự kiện nên được đặt gần trung tâm thành phố hoặc nằm trong bán kính khoảng 5km, đặc biệt nên cố gắng tránh những tuyến đường dễ tắc nghẽn để tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời. Đối với những sự kiện được tổ chức dành riêng cho nhân sự nội bộ công ty, địa điểm tổ chức sự kiện có thể được đặt gần trụ sở công ty để nhân viên dễ dàng di chuyển. 

Ngoài ra, địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần đáp ứng tiêu chí dễ tìm, dễ nhận biết và có nơi trông giữ xe rộng rãi, an ninh, gần hội trường tổ chức sự kiện.

2. Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất tại địa điểm diễn ra sự kiện cần được chọn lựa và khảo sát kỹ để đảm bảo chất lượng và xứng tầm với quy mô, tính chất từng sự kiện. Ví dụ, một sự kiện Gala dinner sang trọng nên được tổ chức tại những khách sạn cao cấp với nội thất và thiết kế đẳng cấp. Một sự kiện team-building nên được tổ chức tại những nơi có không gian rộng thoáng, sân cỏ… để tiện thiết kế các trò chơi vận động. Để đảm bảo cơ sở vật chất tại địa điểm tổ chức sự kiện đáp ứng đúng nhu cầu, khi đi khảo sát thực tế, bạn cần để ý từ những chi tiết nhỏ nhặt nhất trong phong cách trang hoàng như khăn, thảm, bàn, ghế, ánh sáng…

3. Chất lượng dịch vụ

Ngoài nhân sự công ty hay nhân sự thuộc đơn vị tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân viên tại địa điểm tổ chức sự kiện cũng sẽ tham gia trong việc phục vụ và tạo trải nghiệm cho khách mời. Do đó, chất lượng dịch vụ tại địa điểm tổ chức sự kiện cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng quyết định thành công của một sự kiện. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện, nhạy bén khi xử lý các tình huống đột phát và phối hợp tốt với ban tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tạo nên những trải nghiệm tuyệt vời cho khách mời.

Để đảm bảo chất lượng dịch vụ tại nơi tổ chức sự kiện đạt tiêu chuẩn, bạn cần trực tiếp trao đổi, làm việc với bộ phận dịch vụ để kiểm tra, khảo sát trước khi quyết định thuê địa điểm.

4. Hệ thống an ninh

Một sự kiện thành công không chỉ cung cấp cho khách mời chất lượng phục vụ tốt nhất mà còn phải khiến khách mời cảm thấy an tâm khi tận hưởng trải nghiệm. Do vậy, hệ thống an ninh tại địa điểm tổ chức sự kiện cũng rất cần được chú trọng. Từ bãi đỗ xe cho tới hội trường nơi diễn ra sự kiện đều cần có đội ngũ nhân viên an ninh túc trực thường xuyên để chuẩn bị cho bất cứ tình huống đột phát nào.

Ngoài yếu tố con người thì các biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh khác tại nơi tổ chức sự kiện cũng cần được lưu tâm, ví dụ như hệ thống camera theo dõi, hệ thống phòng cháy chữa cháy, dịch vụ sơ cứu y tế…

5. Chi phí 

Địa điểm tổ chức sự kiện càng gần trung tâm và có cơ sở vật chất, chất lượng dịch vụ cao, an ninh đảm bảo thì giá thuê càng đắt đỏ. Với sự ra đời của hàng loạt khách sạn, nhà hàng, thị trường cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện đang trở nên ngày một cạnh tranh. Bạn cần xem xét và lựa chọn kỹ lưỡng để tìm được địa điểm tổ chức sự kiện hợp ý với giá thuê tối ưu nhất. Bạn có thể liên hệ với một số địa điểm phù hợp và xin báo giá cũng như hỏi thăm về các ưu đãi, dịch vụ miễn phí đi kèm để làm bảng so sánh và ra quyết định.

Làm thế nào để có sự kiện lung linh với chi phí tối ưu nhất?

Lựa chọn địa điểm phù hợp với kế hoạch và ngân sách góp phần không nhỏ giúp sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Để tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí tiền trạm địa điểm, lên kế hoạch tổ chức cũng như setup, dàn dựng sân bãi, bạn có thể nhờ tới sự trợ giúp từ đơn vị tổ chức sự kiện uy tín.

Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện đa dạng từ concept tới quy mô và đội ngũ chuyên gia sáng tạo, thiện chiến, Wonder Media tự tin đem đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng với mức giá ưu đãi nhất. Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn nhiệt tình và hoàn toàn MIỄN PHÍ!

—————————-

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Wonder Media – Đơn vị thành viên của Wonder Group

• Hotline: 0982 91 3003
• Email: info@wondermedia.vn