Bí kíp tổ chức Chương trình Hội thảo chuyên nghiệp

1. Hội thảo là gì?

Hội thảo là cuộc gặp gỡ của một nhóm người có chung mối quan tâm tại một địa điểm cụ thể. Trong chương trình hội thảo, những người tham gia sẽ cùng nhau bàn bạc, tranh luận về một chủ đề đã được đặt ra từ trước.

Các chương trình hội thảo phổ biến thường dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp hay người hâm mộ chung. Thông thường, một chương trình như vậy dẽ diễn ra trong vòng 1 – 3 giờ.

Với những đặc điểm cơ bản trên, chương trình hội thảo mang ý nghĩa xây dựng, truyền bá thông điệp. Bên cạnh đó, đây trở thành dịp gặp gỡ, giao lưu giữa các cá nhân, doanh nghiệp góp phần xây dựng các cộng đồng vững mạnh.

2. Quy trình tổ chức Hội thảo

Muốn chương trình Hội thảo được tổ chức thành công thì việc gắn sự kiện vào một quy trình bài bản là vô cùng cần thiết. Thông thường một kế hoạch tổ chức Hội thảo được thực hiện theo quy trình sau:

• Xác định chủ đề Hội thảo: Đây được coi là bước đệm đầu tiên, có vai trò quan trọng trong việc quyết định các bược sau đó. Khi đã xác định rõ ràng được chủ đề mà Hội thảo hướng tới, nội dung của chương trình mới có thể được phát triển. Tất nhiên, chủ đề sẽ là nội dung xuyên suốt cả chương trình.
• Lên kế hoạch: Để chương trình Hội thảo diễn ra thành công cần phải lên kế hoạch chi tiết và cụ thể. Bản kế hoạch bao gồm những nội dung cơ bản sau:

           + Mục đích, mục tiêu cần đạt được củ chương trình hội thảo

           + Nội dung chính

           + Ngân sách

           + Danh sách khách mời tham gia

           + Đơn vị tổ chức

           + Địa điểm, thời gian tổ chức

• Chuẩn bị cho chương trình Hội thảo: Ở giai đoạn này, công ty tổ chức sự kiện cần chuẩn bị đầy đủ những gì đã lên kế hoạch trước đó, cụ thể như sau:

          + Địa điểm tổ chức cần đảm bảo đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho buổi hội thảo

          + Không gian tổ chức cần rộng rãi, có đủ không gian để trưng bày sản phẩm công nghệ (nếu có)

          + Chuẩn bị các tài liệu cần in ấn, quà tặng

         + Lên danh sách khách mời và phát thư mời đầy đủ, đúng thời gian

         + Chuẩn bị thêm teabreak hoặc các khu vực ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón khách mời

         + Liên hệ các đơn vị truyền thông uy tín cho buổi hội thảo

• Tổ chức chương trình Hội thảo: Đây là lúc chương trình Hội thảo được thực thi trong thức tế theo kế hoạch đã đề ra trươc đó. Ở giai đoạn này, có thể sẽ có những sự cố xảy ra trong sự kiện bởi vậy vấn đề xử lý rủi ro trở nên vô cùng quan trọng. Trong các sự kiện Hội thảo thông thường, khi kết thúc chương trình, khách mời sẽ nhận được một món quà từ ban tổ chức.

  

• Xử lý thông tin và đánh giá hiệu quả: Khi sự kiện kết thúc, người ta sẽ tiến hành đánh giá dựa trên các tiêu chí: số người tham dự thực tế, ý kiến đóng góp của người tham gia và kết quả hoạt động truyền thông.          3. Wondermedia tổ chức chương trình Hội thảo chuyên nghiệp

Với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức Hội thảo, Wondermedia tự tin mang đến cho quý khách hàng một sự kiện chuyên nghiệp và ấn tượng nhất. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm cùng những MC nổi tiếng đình đám chắc chắn Hội thảo của bạn sẽ là một sự kiện khó quên trong lòng những người tham dự. Và nếu bạn muốn sự kiện này mang tọn ý nghĩa tích cực của nó thì đừng lo lắng, Wondermedia hoàn toàn có thể giúp bạn thực hiện điều đó.

Wondermedia đồng hành cùng quý khách hàng trong mọi sự kiện Hội thảo. Hãy để Wondermedia làm sự kiện của bạn mang thật nhiều giá trị, ý nghĩa!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Wonder Media
Hotline: 098 291 30 03
Email: info@wondermedia.vn