Tổ chức sự kiện là gì? Các quy trình tổ chức sự kiện?

07/01/2021 15:58 +07 - Lượt xem: 7476

Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Để...

Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Để tổ chức sự kiện được thành công đòi hỏi nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kinh nghiệm,… Cùng Wondermedia tìm hiểu về tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất thông qua bài viết dưới đây nhé!

Sự kiện là gì?

Sự kiện hay còn được gọi là event là hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực: văn hóa, chính trị, xã hội… Sự kiện chính là các hoạt động quy tụ số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm, thời gian nhất định và truyền đạt một thông điệp cụ thể tạo sự thu hút với đối tượng tham gia.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực chất chính là việc tổ chức và thực hiện các phần việc cho một sự kiện nào đó được diễn ra. Bên cạnh đó tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau như: hội nghị, hội thảo, họp báo,…. nhằm truyền đi những thông điệp của người làm tới công chúng nhận thức.

Các quy trình tổ chức sự kiện là gì?

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, với mỗi lại lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược của công ty và doanh nghiệp. Nhưng cho dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công thì cũng cần phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

1. Trước khi diễn ra sự kiện

Cần phải hiểu biết về thương hiệu hay nhãn hiệu của công ty, doanh nhiệp tổ chức sự kiện.
Cần nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và phải liên quan đến sự kiện
Phải lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm: thời gian, địa điểm, nhân lực, thiết bị, ngân sách
Cần phải quảng bá sự kiện.

2. Thực hiện sự kiện

Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
Điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
Tổ chức dịch vụ ăn uống trong sự kiện
Tổ chức phục vụ lưu chú và vận chuyển trong sự kiện
Cần xác định đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện muốn hướng tới.

3. Kết thúc sự kiện

Xúc tiến và quảng bá sự kiện
Tạo quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
Quản trị tài chính trong việc tổ chức
Chăm sóc khách hàng

Các lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

Để có được hiệu quả mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định cũng như cần phải lên kế hoạch chu đáo. Với việc xác định mục tiêu và chiến lược rõ ràng cũng sẽ dẫn tới sự thành công của sự kiện đó. Nhưng để thành công thì cần phải nắm và hiểu rõ các nguyên lý cơ bản để mang lại sự thành công cho một sự kiện là như thế nào.

1. Tìm địa điểm tổ chức

Việc đầu tiên sau khi ấn định được ngày tổ chức thì cần phải tìm cho mình ngay một địa điểm ưng ý nhất để tổ chức sự kiện đó. Và cần phải chốt nhanh địa điểm để tránh trường hợp xảy ra ngoài ý muốn.

2. Gửi thư mời

Thư mời chính là điều đầu tiên mọi khách hàng, đối tác,… nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế thư mời cần phải được gửi tới những người tham dự các chi tiết như: Địa điểm, khi nào, cái gì,… trong sự kiện của bạn.

3. Phát triển kế hoạch đi đôi với hành động

Kế hoạch cần phải được làm chi tiết từ những việc nhỏ nhất, phân công công việc cho từng bộ phận chuyên môn và cần phải có deadline cụ thể chính là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu mà bạn đã đề ra.

Chính bạn cũng cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện luôn bám sát theo kế hoạch. Và cũng cần phải duy trì song song kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xảy ra, để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

4. Làm việc bằng cái đầu thay vì chăm chỉ

Cần tổ chức và theo dõi thông tin của những người tham dự sự kiện một cách chi tiết nhất, đầy đủ nhất và khoa họ nhất để bạn có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

5. Cần chú ý kể cả những chi tiết nhỏ nhất

Đôi khi những chi tiết nhỏ lại có thể làm ảnh hưởng đến kết quả thành công của sự kiện.

6. Lập kế hoạch B cho mọi tình huống

Cho dù bạn đã lên kế hoạch thật chi tiết và hoàn mỹ nhưng bạn cũng cần phải làm một kế hoạch dự phòng khác. Bởi chính bản thân bạn cũng không biết sẽ có những tình huống nào sẽ phát sinh không đúng theo kế hoạch đã đề ra. Chính vì thế bạn cần phải có một kế hoạch dự trù để dễ dàng sử lý cho dù có tình huống xấu sảy ra.

7. Sử dụng công nghệ trong sự kiện

Để đảm bảo cho sự kiện diễn ra tốt đẹp, thì ekip chuẩn bị cần phải phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Những sản phẩm công nghệ như: bộ đàm, mic, máy chiếu, loa,… là những vật dụng không thể thiếu.

Mong rằng những thông tin mà Wondermedia đưa ra phía trên sẽ giúp bạn hiểu biết thêm về tổ chức sự kiện. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và lên kế hoạch triển khai, tổ chức sự kiện nhé.

Wondermedia luôn đồng hành cùng Quý khách hàng, Quý đối tác trong việc đưa ra các giải pháp Marketing và là đơn vị tổ chức các sự kiện, teambuilding chuyên nghiệp nhất.